try ru

Блог

3 шага для проведения эффективной планёрки с помощью VEC-инструментов

Май 30 2016

Еженедельные планёрки – это необходимый инструмент оперативного управления, т.к. они помогают поддерживать постоянную коммуникацию в команде. Суть таких совещаний – анализ промежуточных результатов по ключевым показателям эффективности, выявление нештатных ситуаций, определение новых задач и расстановка приоритетов.

Обычно анализу KPI отводится большая часть планёрки. При этом сам процесс довольно рутинный и отнимает много времени. Сделать его технологичнее и быстрее можно с помощью инструментов класса Визуальный управленческий контроль (Visual Executive Control, VEC). Цель таких инструментов – помощь в подготовке специальной управленческой визуализации. Автоматический сбор данных сокращает время на подготовку к планёркам, а интекрактивные приборные панели, заточенные под управленцев, помогают вместо рутинного анализа колонок цифр должным образом сконцентрироваться на поиске новых идей и планировании.

Эффективное совещание с использованием инструмента визуального управленческого контроля складывается из нескольких шагов.

Шаг 1. Подготовка информации

Выбор KPI.

На первом этапе руководители определяют минимальный набор ключевых показателей эффективностей для планёрок. Показателей не должно быть много, чтобы не превращать планёрку в многочасовое совещание. Показатели должны не только формально описывать бизнес-процессы по принципу «как есть» и «как должно быть», но и отражать степень достижения конкретных целей каждого бизнес-процесса. В зависимости от сегодняшних приоритетов набор показателей может видоизменяться, но все KPI обязательно должны быть понятными и чётко измеримыми. Необходимо ознакомить всю команду с KPI и определить ответственных за каждый показатель.

Формализация стандартов мониторинга.

Особенностью инструментов визуального управленческого контроля является применение единых стандартов к мониторингу ключевых показателей эффективности. Это потребует от руководителей предварительной унификации методов учёта и обработки данных, их агрегации, способов представления, расчёта различных коэффициентов.

Визуализация.

Настройка правильной визуализации ключевых показателей станет залогом интуитивного восприятия информации на планёрке. Когда ключевые показатели представлены в удобной визуальной форме, на дэшбордах, участники планёрки смогут одним взглядом оценить все произошедшие изменения, на одном экране. Например, «зелёная/красная» цветовая индикация на дэшбордах позволит перевести значительное количество данных в легко считываемые результаты по «отличникам» и «двоечникам».

Шаг 2. Создание условий для совместной работы

Каждый член команды должен иметь доступ к KPI в системе визуального управленческого контроля, чтобы иметь возможность заранее подготовиться к планёрке: оценить результаты, выявить проблемы, наметить дальнейшие шаги. Важным условием является то, что и руководители, и исполнители должны видеть одни и те же цифры, так коммуникация на планёрке будет значительно выше.

Шаг 3. Протокол и контроль выданных поручений

Протокол планёрки помогает зафиксировать, что было решено сделать, в какой последовательности и к какому сроку. Протокол поможет к следующему совещанию оценить, насколько эффективны были принятые решения, и как компания продвинулась относительно своих целей. 

 

Высокой эффективности Вашему бизнесу!

Александра Орлова,

Группа компаний Luxms